Le tecniche di onboarding tradizionali sono ormai superate: vediamo come automatizzare il processo di onboarding aziendale con gli strumenti offerti dalla tecnologia moderna.

Onboarding aziendale: come funziona?

Abbiamo preso in esame in questo articolo gli esempi migliori per gestire l’onboarding e migliorare la candidate experience dei neo-assunti.

Cerchiamo di conoscere più approfonditamente il concetto di onboarding: si tratta delle tecniche e delle attività che servono per completare il processo di assunzione una volta conclusa con successo la selezione ed individuata la persona migliore per ricoprire il ruolo vacante.
L’onboarding consiste, infatti, nella fase finale del processo di recruiting, comprendendo tutte le attività che accompagnano il neo-assunto in azienda, dal completamento dell’iter burocratico di assunzione all’ingresso vero e proprio sul posto di lavoro.
Tradizionalmente questo processo era gestito manualmente, con lunghe procedure di scambio di documentazione e tempi d’attesa dovuti allo svolgimento manuale di questi compiti, dalla raccolta firme all’archiviazione di documenti, dalla verifica di identità e requisiti fino alla gestione dei primi giorni di lavoro dei neo-assunti.

HR onboarding: il supporto della tecnologia

L’uso della tecnologia e l’avvento dell’innovazione applicata dal mondo HR hanno favorito la digitalizzazione dei processi e la diffusione di strumenti automatici per facilitare il lavoro del recruiter nella gestione dell’onboarding dei nuovi dipendenti.

Partiamo dalle prime fasi: la sottoscrizione del contratto di assunzione e la verifica dell’identità del candidato e del possesso dei requisiti dichiarati in fase di selezione, un tempo veniva svolta manualmente, con scambio di documenti ed incontri “in presenza” organizzati per lo più presso l’azienda. Il candidato spesso doveva recarsi più e più volte in azienda per produrre tutta la documentazione necessaria ed espletare tutte le pratiche.

Oggi, grazie all’uso della tecnologia ed all’automatizzazione dei processi di onboarding, è possibile svolgere tutte queste attività da casa, in maniera semplice e veloce. Come?

Onboarding aziendale: automatizzare la procedura di assunzione

La firma in presenza del contratto di assunzione è sostituita dallo scambio via mail di copie digitali dello stesso, da sottoscrivere utilizzando firme digitali (in sostituzione della firma autografa) e verificando l’identità con l’uso dello SPID ad esempio, integrandolo nei processi HR.

Al contempo, la produzione di certificati, diplomi e attestati non è più cartaceo, da consegnare in azienda, ma può avvenire con il caricamento online attraverso speciali piattaforme, o semplicemente con l'invio via mail e l'archiviazione in Cloud gestita dal recruiter.

Inutile elencare i benefici di questa ridefinizione dei processi: il candidato, al centro del processo di recruiting, apprezza la riduzione dei tempi e la snellezza delle procedure, oltre ad evitare inutili e ripetuti spostamenti, a beneficio anche dell’ambiente. HR, d’altra parte, beneficia di tempi ridotti e di un migliore utilizzo delle proprie risorse, garantendo alle persone un supporto efficace e personalizzato, potendosi focalizzare sui passaggi a maggior valore aggiunto (rispetto all’archiviazione cartacea di cartelle di documenti).

HR onboarding: i primi 100 giorni

Non è finita: il processo di onboarding non si ferma qui, ma arriva fino all’inserimento vero e proprio del neo assunto in azienda, con la sua presentazione ai nuovi colleghi e l’organizzazione delle prime giornate di lavoro. Vari studi hanno dimostrato l’importanza dei primi 100 giorni in azienda ed i vantaggi di un buon processo di onboarding (anche digitale) per costruire una relazione solida tra dipendente ed organizzazione, basata sul senso di appartenenza e sulla fiducia reciproca fin qui costruita.

La tecnologia supporta HR efficacemente ancora una volta, offrendo la possibilità di organizzare in maniera veloce, semplice e coinvolgente la presentazione del nuovo collega agli altri dipendenti: una mail di benvenuto, con una cartolina di introduzione oppure un post sui canali social o una notizia nella bacheca aziendale saranno un modo semplice di dare il benvenuto al neo-assunto, insieme ad un rinfresco al termine dell’orario di lavoro per facilitare la socializzazione.

Per supportare il nuovo dipendente nel suo inserimento, agevolando la comprensione delle dinamiche aziendali, l’integrazione nei processi decisionali e di collaborazione tra team, oltre che la conoscenza di procedure e buone norme, si potranno creare library virtuali a cui accedere comodamente e facilmente da ogni device, in modo autonomo ed inclusivo.

Le aziende potranno creare piattaforme di contenuti multimediali (video, podcast, quiz virtuali) per favorire l’interiorizzazione dei core values e delle politiche di Corporate Social Responsibility implementate in azienda, personalizzando e modulando la journey del neo-dipendente all’interno dell’organizzazione.

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