Gli strumenti e i vantaggi del Digital Workplace: la nuova modalità di lavorare che cambia il «posto del lavoro» migliorando produttività aziendale e benessere delle persone.

Che cos'è il Digital Workplace

Connessi always on tramite smartphone, tablet o pc. Operativi da casa, in ufficio o altrove. Sono i manager, i dipendenti e i collaboratori ai tempi del Digital Workplace. La massiccia introduzione delle nuove tecnologie nei contesti aziendali sta ridisegnando, in maniera impensabile fino a qualche anno fa, i modi, i tempi e gli spazi in cui il lavoro si svolge. La classica scrivania è soppiantata dagli spazi virtuali e cambia l’idea stessa del lavoro. Concetti come orario lavorativo, presenza del lavoratore e timbro del cartellino, assumono nuovi significati e valenze diverse.

Riconducibile ad un ambiente di lavoro virtuale o digitale, il Digital Workplace è in realtà qualcosa di più ampio, il cui significato si lega ad elementi fisici o di spazio, ma anche ad aspetti culturali che sottendono il modo attuale di percepire e intendere la vita lavorativa. Realtà ancora in divenire, quella del Digital Workplace non può essere facilmente incasellata in una rigida definizione.

Fra le definizioni più recenti e condivise, vi è quella proposta da Gartner, secondo cui il Digital Workplace è una strategia che

«abilita modalità di lavoro innovative e più efficaci, capaci di intensificare l’engagement dei dipendenti, sfruttando stili e strumenti tecnologici orientati al consumatore»

Si differenzia, includendoli, dai concetti di smart working, lavoro ibrido e digital workspace.
Quest’ultimo in particolare, sovente usato come sinonimo, configura la sede fisica - una stanza, un ufficio, una postazione - in cui lavoriamo. Attiene ad una dimensione principalmente individuale, richiamandosi al posto in cui il lavoratore esegue le attività e in cui trova gli strumenti per svolgerle.

Il concetto di Digital Workplace, invece, fa riferimento ad una dimensione collettiva, composta da una pluralità di elementi che comprendono le interazioni tra i membri dei team, gli strumenti e le modalità di esecuzione dei task di lavoro Tale modalità può dunque essere intesa come un’ecosistema di tipo virtuale, in cui intervengono, si integrano e si modificano tecnologie, modi di collaborare, persone, stili di governance aziendale e di processo.

Perché un ambiente digitale di lavoro?

Il passaggio al Digital Workplace non è soltanto una scelta obbligata, dovuta alla necessità delle aziende di adeguarsi al lavoro a distanza, introdotto con intensità dalla recente pandemia e potenziato dagli attuali paradigmi lavorativi orientati a flessibilità e work-life balance.
È anche una strategia che, se organizzata e gestita con efficacia, può determinare notevoli opportunità per le aziende.

Ad esempio, il Digital Workplace consente di individuare e adottare tecnologie e strumenti “tagliati” sulle specifiche esigenze di un’organizzazione e dei suoi dipendenti. I Sistemi di Cloud e i Software-as-a-Service oggi disponibili agevolano la comunicazione, velocizzano il lavoro e lo scambio delle informazioni, consentendo di personalizzare servizi e dispositivi in base al tipo di azienda, al settore in cui opera, ai prodotti che realizza.

Concentrare le attività su una piattaforma o un sistema che offra più funzionalità, inoltre, facilita gestione, controllo e snellimento delle procedure. Agevola, in aggiunta, il coinvolgimento e l’upskilling di lavoratori e collaboratori e ne stimola, quindi, creatività, motivazione, impegno e crescita. Notevoli dunque i riflessi sul lavoro di HR e IT manager che, in un sistema virtuale di lavoro, potranno seguire meglio le attività di dipendenti attivi in sede e/o in remoto. Dotarsi di appositi strumenti tecnologici, ma anche culturali, per “lavorare in digitale” aiuta ad aggirare ogni tipo di distanza e a coinvolgere più persone in incontri e riunioni virtuali ed anche in occasioni di formazione, confronto e condivisione di feedback e risultati.

Da considerare, poi, la riduzione dei costi legati alle infrastrutture hardware, ai consumi di energia e all’acquisto o affitto di sedi fisiche di lavoro. I benefici che derivano dal saper organizzare un perfetto Digital Workplace si riflettono anche all’esterno dell’azienda. I dipendenti che lavorano in condizioni più agevoli, lavorano meglio, e cresce di conseguenza la produttività aziendale. Inoltre, un’impresa organizzata in modo moderno è più attraente agli occhi di nuovi talenti da accogliere in squadra ed anche di clienti e fornitori al “passo con i tempi”, che saranno incentivati ad entrarvi in contatto.

Digital Workplace: una cassetta degli attrezzi «lavorativi» e «culturali»

Di cosa hanno bisogno, però, manager e leader aziendali per progettare, implementare e gestire Digital Workplace efficaci? Gartner indica 8 elementi strategici per la creazione di un buon ambiente virtuale di lavoro, e li riconduce alle seguenti 3 macro – dimensioni:

• Business Allignment
  Comprende gli elementi Vision, Strategie e Metriche. Indica che, per un modello di Digital Workplace efficace occorre definire caratteristiche ed obiettivi di ciò che si vuole creare, disporre di una precisa roadmap da seguire per realizzarlo e usare strumenti ad hoc per misurare prestazioni, risultati, ROI, livello di agilità del lavoro, soddisfazione e fidelizzazione dei componenti del team.
• People Allignment
  La distanza fisica tra i lavoratori, e tra questi e l’azienda, deve essere letta e gestita con attenzione. Entra così in gioco la qualità dell’Employee Experience: un’esperienza di lavoro coinvolgente per i dipendenti è basilare per la creazione di ottimi ambienti collaborativi digitali. Ciò vuol dire migliorare le relazioni, ridurre le “distanze”, stimolare energia e creatività, offrire strumenti operativi funzionali e piacevoli da usare. Ad accompagnarla sono l’Organizational Change e la rilettura dei Processi. Due elementi che dovranno seguire, anche a piccoli passi, i cambiamenti che l’intensificazione del lavoro “in digitale” introduce su ogni aspetto dell’organizzazione. Tra cui, i modi in cui si esegue il lavoro, le competenze e i profili necessari, l’organizzazione dei reparti e delle strutture interne.
• IT Allignment
  Ultima delle dimensioni indicate da Gartner, ma determinante ai fini di un Digital Workplace che funziona. Include gli elementi Informazioni e Strumenti tecnologici e indica come la dotazione tecnologica non possa più essere “semplicemente” utile, funzionale e affidabile. Dovrà invece essere intelligente, in grado cioè di favorire le peculiari attività di produzione e collaborazione di ciascun sistema aziendale. Anche l’accesso a dati e contenuti dovrà essere contestualizzato e capace di rendere disponibili informazioni pertinenti a ciascuna fase di lavoro e/o alle specifiche necessità di ciascun lavoratore.

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