Azienda: società di marketing

‍La sfida: risolvere i problemi di produttività dei product team

‍Contesto: alcuni membri dei product team della società in questione fornivano costantemente dei lavori di qualità scadente. L’azienda aveva la sensazione che ciò dipendesse esclusivamente dalla produttività individuale. Utilizzando l’analisi ONA è stato possibile dare un’occhiata più da vicino al lavoro dei team.

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Messa a fuoco del problema

I team di product management tendono ad essere autonomi e iper-focalizzati sul prodotto. Avere più stakeholder esterni o risorse condivise può creare dei colli di bottiglia e decisioni troppo lente.Per questo motivo è stata eseguita un’analisi sulla collaborazione interna ed esterna (analisi E/I) all’interno dei team, utilizzando i dati provenienti da email, calendar, repository dei documenti e strumenti di gestione del progetto. L’analisi E/I confronta la percentuale di tempo in cui i membri del team collaborano tra loro, in base al tempo utilizzato per collaborare al di fuori del proprio team.

Un team altamente focalizzato dovrebbe idealmente investire una parte significativa del proprio tempo nella collaborazione interna. Questo naturalmente differisce da un team all’altro, ma tendenzialmente dalla analisi fatte in passato su questa materia, si è riscontrato che un rapporto 60/40 (interno/esterno) è nella media.

Ecco i risultati dell’analisi:

Dall’analisi è emerso che alcuni membri dei team spendevano più del 75% del loro tempo sulla collaborazione esterna. In altre parole, il team sembrava altamente dipendente da risorse esterne o parti interessate. Sembravano passare tutto il tempo a inviare email, ad organizzare riunioni, a chiaccherare e a scrivere documentazioni.Sono state anche esaminate i dipartimenti in cui si trovano le interazioni esterne. E’ interessante notare come la maggior parte di esse era composta solo da due altri reparti:

• Servizio clienti
• Vendite

Questi due team incentrati sui clienti hanno rappresentato oltre il 65% dell’interazioni con i Product team poco efficienti.

Impatto delle interazioni esterne

Per evidenziare l’impatto di queste interazioni esterne, è stata eseguita un’analisi delle attività utilizzando i dati delle piattaforme calendario, email e messaggistica all’interno dell’organizzazione. L’analisi delle attività è progettata per dare un senso alla tipica vita quotidiana dei membri del team e all’impatto che interruzioni esterne hanno su questo.La ricerca indica che i knowledge worker richiedono periodi significativi di tempo ininterrotto per concentrarsi e risolvere i problemi. Prima o dopo ogni interruzione c’è un periodo di accelerazione e decelerazione mentre le persone tornano ai problemi su cui stavano lavorando. Questo è meglio illustrato nell’’immagine qui sotto:

L’analisi ha evidenziato che diverse persone all’interno dei product team sottoperformanti hanno avuto orari frequentemente interrotti, con riunioni multiple e altre interruzioni durante il giorno.

‍Cosa indica tutto ciò?

Questo sta a significare che tutte le persone avevano a disposizione un tempo limitato per concentrarsi su compiti e risultati importanti. Lo schema seguente illustra una giornata tipica della vita di un membro del team e mette inevidenza l’impatto stimato sulla sua produttività.

Prendere l’iniziativa

I risultati esposti in questa analisi ONA hanno indicato che l’ambiente e le abitudini di lavoro a livello di tema erano probabilmente un fattore importante per i problemi di produttività. Interruzioni insistenti e sovraccarico collaborativo sembravano rendere difficile il completamente del lavoro. Il feedback diretto dei componenti del team ha confermato questi risultati.