Come rendere snella ed efficace l'inserimento in azienda di nuovi dipendenti,  grazie ad uno strumento innovativo: il digital onboarding.

Digital onboarding: la transizione digitale inizia dall’HR

Nell’era della tecnologia e del digitale, le HR trovano sempre più spesso a fare da guida per le organizzazioni verso una transizione il più possibile fluida e senza intoppi, come leader di un nuovo modello di innovazione che ponga al centro “le persone”.

L’onboarding digitale è uno degli strumenti più innovativi a disposizione di HR per rendere efficiente il processo di ingresso in azienda dei neo-assunti, facilitando le modalità e velocizzando le tempistiche rispetto all’onboarding tradizionale.Per il pieno successo del recruiting e per garantire un’esperienza di valore al neo-assunto, infatti, è indispensabile individuare con chiarezza i punti chiave del processo e renderli più veloci, semplici, accessibili e soprattutto people-oriented: solo in questo modo si potrà pensare di attrarre con successo i migliori candidati sul mercato del lavoro.

Perché passare dall’onboarding tradizionale al digital onboarding

Diversi studi hanno riscontrato il valore di un buon processo di onboarding per migliorare l’esperienza dei nuovi assunti e permettere loro un inserimento in azienda rapido ed efficace. Al contrario, i dipendenti che hanno vissuto un’esperienza di onboarding negativa hanno con maggiori probabilità lasciato l’azienda dopo poco tempo dall’assunzione, generando un problema di turnover.

È importante, quindi, che questo processo sia ottimizzato e pensato per agevolare le persone, minimizzandotempi ed errori, tutelando la riservatezza dei dati e garantendo una buonariuscita della procedura: l’onboarding tradizionale, svolto manualmente e per lo più con scambi di documentazione cartacea o scansionata per l’invio via e-mail, si presta ad un rischio maggiore di errori e allungamento dei tempi, senza contare la mole di lavoro per i recruiter nell’archiviazione e gestione delle anagrafiche dipendenti.

‍Il digital onboarding trasforma tutte queste operazioni - da svolgere su carta, di persona, attraverso lunghi flussi di mail - in una modalità che permette accesso veloce ai dati su piattaforme efficienti ed intuitive, validazione dell’identità con tecniche certificate, possibilità di integrare la firma digitale tra le modalità di sottoscrizione, accessibilità da remoto sia tramite pc che smartphone, possibilità di archiviazione dati in cloud sicuri e protetti.In una nota ricerca di Wynhurst Group si legge che se una persona assunta riceve un onboarding ben strutturato, questa persona avrà il 58% di possibilità in più di restare in azienda dopo 3 anni dall’assunzione. L’effetto sulla retention è innegabile. Ma un buon digital onboarding può avere anche un effetto positivo in termini di Corporate Image, facilitando l’attrazione di talenti sul mercato ed aumentando le probabilità di mantenerli all’interno dell’azienda.

L’onboarding digitale: l’inizio di un lungo journey

Pensando all’intero processo di hr onboarding è fondamentale immaginarlo come parte di un percorso di Employee Experience: questa è la prima fase, quella in cui si completa l’iter iniziato con la selezione ed il neo-assunto ha modo di iniziare a rendersi autonomo all’interno delle dinamiche aziendali, acquisendo le conoscenze e le abilità che lo aiuteranno a divenire un membro efficace dell’organizzazione. È essenziale che il neo-dipendente si senta accolto con comprensione, avendo accesso facilmente alle informazioni e sentendosi supportato fin dal primo giorno.

Si può affermare che un processo di onboarding ben strutturato debba provvedere a queste 4 necessità fondamentali del dipendente: informazione, formazione, integrazione e coinvolgimento. Infatti il neo-assunto, oltre a poter esplicare le pratiche per l’assunzione in maniera snella e veloce, deve essere messo in condizioni di sentirsi rapidamente integrato nelle dinamiche aziendali, sapendo dove e da chi reperire informazioni, avendo ricevuto la necessaria formazione in tema di sicurezza, gestione dei dati, etica aziendale, organizzazione.

Può essere utile implementare una check-list per i neo-dipendenti in cui includere tutte le informazioni fondamentali: gli strumenti digitali sono perfetti per fornire informazioni rapide, erogare formazione in e-learning fruibile da qualsiasi device, condividere materiale e contenuti che aiutino il dipendente a sviluppare in poco tempo il proprio senso di appartenenza all’azienda.È facile immaginare che tecniche innovative e strumenti d’avanguardia nel digitalonboarding facilitino l’attrazione e la fidelizzazione dei talenti sul mercato, soprattutto tra le generazioni di Millennials e GenZ che sono cresciute con un’innata attitudine al mondo virtuale e digitale: un ulteriore esempio sono le tecniche di gamification, che se applicate all’onboarding possono supportare la creazione di un’esperienza unica per i neo-assunti ma anche per tutti i dipendenti.

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